Notaires, osez la communication

Dans son acception large, on entend par publicité l’« activité ayant pour objet de faire connaître une marque, d’inciter le public à acheter un produit ou utiliser un service   ou bien encore « toute forme de communication faite dans le cadre d'une activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale dans le but de promouvoir la fourniture de biens ou de services, y compris les biens immeubles, les droits et les obligations » (Larousse).

Quant au Règlement national  des notaires, l’article 4.4.1 dispose que :

« Toute publicité à caractère personnel est interdite au notaire… Toute autre communication à l’attention du public peut faire l’objet d’un contrôle a posteriori par la chambre des notaires en vue de vérifier sa conformité aux règles déontologiques ».

En se limitant à de tel propos liminaires, on pourrait en conclure que les notaires  sont bel et bien dépourvus de toute latitude pour se faire connaître… Une telle conclusion serait hâtive et erronée.

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Si le démarchage et toute autre forme qui peut s’y apparenter sont strictement interdits, le notaire peut en revanche mettre en place une palette d’actions et d’outils dans le respect des principes déontologiques (intégrité, impartialité, confraternité, secret professionnel,

tarifs   …) et de son statut d’officier public   .

 

Pourquoi communiquer ?

Délégataire d’une mission de service public, nommé par le garde des Sceaux, le notaire n’en est pas moins chef d’entreprise. Les actions des instances notariales en matière de formation au management et de gestion des études renforcent et soutiennent d’ailleurs cet aspect de la profession   .

Dans le respect de sa mission de délégataire du sceau de l’Etat, le notaire doit, pour satisfaire les besoins de ses clients, « faire tourner » son étude, définir et planifier ses besoins financiers, ses ressources humaines et documentaires.

Professionnel libéral, il doit, face à la concurrence des autres professions du droit et à la nécessité de développer sa clientèle, communiquer tant sur les activités faisant partie de son monopole que hors monopole, dans une certaine mesure (transactions immobilières, conseil des entreprises).

 

Comment communiquer ?

Comme toute entreprise, l’office notarial doit avant toute action fixer les axes de sa stratégie, autrement dit sa vision et les moyens pour y parvenir. Si les fondamentaux doivent être rigoureusement respectés (mission de service public, obligation de réaliser les actes courants pour leurs clients, interdiction de démarchage…), les notaires peuvent également développer leurs compétences et obtenir des certificats  de spécialisation   , préciser que leurs associés et/ou collaborateurs maîtrisent des langues étrangères ou bien encore faire référence à leur expertise en médiation.

 

L’identité visuelle

Logo, baseline, documents à en-tête doivent refléter l’image de qualité et de fiabilité du notaire. Mais au-delà de ces principes de base, place à la créativité pour réaliser une identité différenciante qui pose et renforce l’étude dans la stratégie et l’image qu’elle souhaite refléter. Ce travail sera la plupart du temps réalisé par un directeur artistique qui organisera un travail collaboratif au sein de l’étude.

L’identité digitale

Tout office notarial  peut « disposer d’un site Internet sous réserve d’avoir obtenu l’accord du président de la chambre, de respecter la charte graphique et de se conformer aux règles déontologiques ».

Comme le logo qui en constitue même le socle, le site internet intègre un aspect « institutionnel » propre à la profession du notaire, ses missions au service de ses clients. Au-delà des principes de base, l’étude a toute latitude pour réaliser son site en adéquation avec les principes de déontologie de la profession. En quelques mots, l’étude doit exprimer sa vision, ses valeurs dans un site répondant aux trois exigences suivantes :  ergonomie optimisée, arborescence intuitive et pédagogie orientée client.  Pour se différencier sans craindre les critiques, il pourra intégrer les mentions de certificats de spécialisation, les langues étrangères pratiquées, entre autres. 

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 Si le notaire n’est pas autorisé à se mettre personnellement en valeur dans son discours (nom de clients, chiffre d’affaires etc..), ni à faire appel aux prestations de référencement payant, il n’aura pas de meilleur référencement que celui qu’il conçoit via l’intégration d’un contenu régulièrement mis à jour, avec des mots-clés choisis avec pertinence, le tout reflétant les attentes de ses clients (ni trop technique, ni trop grand public… par exemple).

Sont en revanche à bannir tous services de conseil en ligne ou chats en live avec les clients.

La diffusion du contenu se réalisera via les réseaux sociaux tels LinkedIn, Twitter et /ou Facebook pour renforcer l’image de dynamisme et de services due l’étude.

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Les relations presse

Afin d’assurer une visibilité de l’étude tant sur la presse juridique que sur la presse quotidienne nationale ou régionale, les relations presse peuvent être opportunément mises en place pour mettre en valeur le savoir-faire notarial. Soit en interne ou par un prestataire disposant d’un accès privilégié et exhaustif aux journalistes de la presse écrite et audiovisuelle, elles permettent de diffuser régulièrement auprès des médias, et sans excès, des articles d’analyses et des points de vue sectoriels en toute objectivité.

Une efficace mise en place des relations presse présuppose de répondre à trois questions : quels « messages » doit-on adresser ?

A qui s’adresse-t-on ? Comment décline-t-on ces messages aux cibles ?

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Si les tribunes ou articles d'experts sont régulièrement publiés, les communiqués de presse sont en revanche strictement réglementés : le Règlement national les limite par principe aux changements de titulaire d’un office, du transfert de locaux de l’ouverture ou fermetures de bureaux annexes. Il en est de même pour la création d’offices..

... Toutefois, la création d’un nouveau service au sein de l’étude, une actualité juridique particulièrement importante et justifiant une contribution rédactionnelle de haut niveau par l’étude peut justifier un communiqué objectif, sobre, non spéculatif et non équivoque dans ses termes, sans que les autorités locales ou nationales y voient d’objection. En revanche, les communiqués qui ont pour objet la présentation leurs interventions dans des opérations, comme le font souvent les avocats, ne peuvent être initiés par les notaires.

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Les relations publiques et l'événementiel

Nouvelle réforme, nouvel associé : les opportunités sont variées et nombreuses pour toute initiative d’évènement  susceptible d’être organisé. Il est tout  à fait légitime qu’une entreprise suscite une relation et l’entretienne au mieux avec ses clients. L’organisation d’évènements dédiés est un vecteur pertinent, pour peu qu’elle se limite strictement aux clients de l’étude et soit réalisée avec réserve. Location d’une salle dans un hôtel pour une matinée ou une soirée débat, si l’étude ne permet pas de recevoir, compte rendu  diffusé ultérieurement sur le site et les réseaux, sont autant de pistes possibles que les instances notariales ne verront pas d’un mauvais œil.

L’Auteur tient à remercier les Directions de la communication et de la déontologie du Conseil supérieur du Notariat (Article rédigé par Pascal Mendak et publié en version intégrale à la Semaine juridique, édition notariale, 1er avril 2016 (LEXISNEXIS).

 

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